Rapat

R A P A T

Pendahuluan

Kehidupan organisasi tidak terlepas dari rutinitas organisasional. Salah satu aktivitas rutin tersebut adalah mengadakan Rapat baik secara internal di dalam organisasi, maupun secara eksternal dengan organisasi atau pihak lainnya yang terkait. Sebagai seorang pemimpin, kemampuan untuk memimpin rapat menjadi satu kebutuhan mendasar, karena rapat adalah wahana untuk membahas segala hal yang berkaitan dengan kepentingan dan jalannya organisasi. Di dalam rapat, pemimpin dapat mengetahui perkembangan organisasi, mengetahui segala permasalahan yang terjadi, dan mendapatkan informasi-informasi baru dari bawahannya, serta mendapatkan usulan-usulan bagi pemecahan permasalahan yang ditemui. Jalannya rapat yang taktis dan efektif sangat ditentukan oleh kemampuan seorang pemimpin dalam memimpin rapat.

Definisi dan Sejarah Rapat

Rapat didefinisikan sebagai : “pembicaraan antara manusia dengan tujuan untuk menghasilkan suatu kesepakatan atau keputusan tentang sesuatu hal”. Rapat sudah sejak lama dilaksanakan oleh bangsa-bangsa terdahulu. Sebagai contoh, pada bangsa Yahudi Kuno, ada ketentuan dalam mengadakan rapat, yang biasa dilaksanakan di alun-alun. Rapat kemudian dikembangkan di Inggris pada abad ke XVI, di dalam Parlemen Inggris yaitu dalam melancarkan pembicaraan untuk mendapatkan keputusan. Kemudian oleh orang Inggris dikembangkan lagi ke Amerika Serikat. Peraturan rapat tersebut dibuktikan dalam buku “Parliementary Procedure” dan “Parliementary Prestice” dan “Rule of Order”. Thomas Jefferson misalnya, mengarang buku yang paling masyur tentang hal ini, yaitu “Manual of Parliementary”. Rapat atau pertemuan dalam suatu organisasi, dicantumkan dalam buku “Roberts Rule of Order”, yang ditulis oleh seorang tentara Amerika yaitu Mayor Robert. Tujuan penulisan tersebut adalah untuk mengadakan dan melancarkan pembicaraan yang obyektif, teratur, sistematis dan teliti.

Bentuk-bentuk Rapat

Pada umumnya rapat dibedakan atas 2 (dua) macam, yaitu Rapat Rutin dan Rapat Khusus.

Rapat Rutin :

Rapat Rutin adalah rapat yang secara teratur diselenggarakan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya sekali seminggu, sekali dua minggu, sekali sebulan, dan sebagainya. Tujuan terutama untuk mengadakan penilaian atas jalannya organisasi selama jangka waktu tertentu itu, khusus atas aktivitas-aktivitas rutin yang dilakukan.

Ada beberapa hal teknis yang harus diperhatikan dalam melaksanakan rapat rutin, yaitu :

• Setelah Ketua/Pemimpin Rapat membuka, maka dimulai dengan pembacaan Notulen rapat terakhir. Notulen tersebut kemudian harus disahkan setelah ada kesepakatan usul perbaikan (apabila) dari para peserta yang hadir dalam rapat yang lalu. Seandainya dalam rapat yang lalu ada follow up (tindak lanjut) maka ditanyakan bagaimana pelaksanaannya kepada pihak atau staf yang ditugaskan. Apabila tidak dijalankan sebagaimana mestinya, harus ditanyakan alasannya. 
• Pimpinan Rapat meminta laporan dari setiap bidang/ bagian/ seksi/ biro/ departemen, tentang apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dilakukan serta hambatannya dan sebagainya. Secara halus dan taktis tanpa menyinggung perasaan, pimpinan harus mendesak agar laporan dikemukakan.
• Apabila ada hal-hal atau tugas-tugas yang belum selesai dan ditunda pelaksanaannya, juga harus diminta penjelasannya, apa alasannya, dimana hambatannya.
• Dikemukakan persoalan-persoalan baru yang harus dipecahkan dan tugas-tugas baru yang harus ditangani, kepada siapa harus bertanggung jawab, juga harus ditegaskan sampai kapan harus selesai, dan sebagainya.
• Mungkin pada akhir ada pengumuman tentang hal-hal baru, mungkin ada ketentuan atau peraturan baru yang harus disampaikan, dan sebagainya.

Rapat Khusus :

Rapat Khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh peserta tertentu (khusus) untuk membicarakan permasalahan khusus. Misalnya rapat khusus untuk membicarakan kegiatan perayaan hari lahirnya Pancasila, atau membahas persiapan perayaan upacara hari kemerdekaan. Waktu dilaksanakannya rapat ditentukan secara khusus melalui undangan khusus. Rapat khusus ini dapat di selenggarakan panitia yang dibentuk untuk suatu tugas atau dapat juga oleh pengurus organisasi.

Gambar : Rapat Kerja DPR

Beberapa pedoman praktis

Setiap melaksanakan rapat (baik rapat rutin maupun rapat khusus) perlu diperhatikan beberapa pedoman praktis sebagai berikut :

• Undangan rapat dikirim kepada setiap orang/pihak yang dibutuhkan kehadirannya dalam rapat. Usahakan agar undangan tersebut diterima oleh orang/pihak yang diundang paling lambat 5 (lima) hari sebelum tanggal pelaksanaan rapat.
• Dalam undangan rapat dicantumkan hal-hal : hari/tanggal, jam, tempat, dan susunan acara rapat. Jika diperlukan, dalam undangan disebutkan pula bahan-bahan yang perlu dipelajari sebelumnya, atau bahan-bahan yang perlu dipersiapkan/dibawa oleh orang/pihak yang diundang tersebut.
• Dalam susunan acara pada umumnya tercantum : 

1. Pembukaan
2. Pokok Pembicaraan, yang terdiri dari beberapa mata acara sesuai dengan masalah atau hal yang akan dibahas.
3. Penutup.

• Dalam pembahasan setiap mata acara dari pokok pembicaraan, ditempuh prosedur sebagai berikut :

1. Pengantar (berupa penjelasan umum secara singkat dari pimpinan rapat, atau salah satu anggota pengurus/panitia yang langsung bertanggung jawab atas permasalahan yang dibahas tersebut);
2. Pimpinan rapat membuka kesempatan untuk membahas permasalahan sampai menemukan kesimpulan/kesepakatan. Dari usulan-usulan yang masuk, perlu diambil keputusan, usulan mana yang diterima yang diambil baik melalui permufakatan atau melalui suara terbanyak (voting). Dalam pengambilan keputusan, voting hendaknya dihindari. Sebaiknya keputusan diambil berdasarkan permufakatan. Untuk mencapai hal ini, maka usulan-usulan yang disampaikan harus disertai argumentasi yang kuat sehingga dapat dicerna, dipahami dan pada akhirnya diterima (dimufakati) oleh pimpinan dan semua peserta rapat. 
3. Setiap peserta yang akan berbicara harus mendaftarkan diri terlebih dahulu kepada Pimpinan Rapat (dicatat oleh sekretaris rapat). Kalau ada yang ingin berbicara lagi setelah pendaftaran, maka pimpinan rapat harus tegas menolak. 
4. Apabila waktu terbatas, maka kepada setiap pembicara dibatasi waktu pembicaraannya sekaligus ditegaskan agar pembicaraan langsung pada point yang ingin disampaikan (tidak bertele-tele).

• Usahakan agar rapat dimulai tepat pada waktunya.
• Apabila terjadi deadlock (jalan buntu) dalam mencapai kesepakatan dan pengambilan keputusan, termasuk luapan emosi yang mengganggu, dan terjadi kebingungan dari peserta rapat, maka pimpinan rapat dapat menghentikan jalannya rapat untuk sementara (skorsing) dengan tujuan untuk istirahat, minum, atau melakukan lobi.
• Persoalan pribadi antara dua orang yang tidak langsung menyangkut organisasi, harus dicegah untuk dibicarakan.
• Sebaiknya rapat dihentikan sebelum titik kejenuhan atau apabila sebagian besar sudah minta diri/keluar dari ruang rapat.
• Lebih baik rapat dilaksanakan seminggu sekali (khusus untuk rapat rutin) tapi singkat, misalnya, satu jam, dari pada dilaksanakan sekali sebulan namun dalam beberapa jam. Waktu rapat optimum adalah ½ jam (30 menit).
• Jika ada peserta rapat yang pasif/diam, sebaiknya pimpinan rapat secara taktis mengajak anggota yang diam tersebut untuk turut memberikan pendapatnya.

Interupsi

Interupsi adalah menyela orang yang sedang berbicara atau sedang sibuk menguraikan suatu persoalan. Atas dasar etika, dapat dikatakan bahwa interupsi adalah tindakan tidak sopan. Tidak semua interupsi dapat dilayani oleh pimpinan rapat. Interupsi hanya dapat diperkenankan apabila menyangkut : 

• Hal-hal teknis yang menggangu kelancaran pembicaraan atau menghalangi jalannya rapat, misalnya mike eror, atau suara pembicara tidak jelas;
• Pembicaraan menyimpang dari pokok pembahasan;
• Prosedur pembicaraan yang salah atau keliru dan perlu diperbaiki (termasuk kalau pembicaraan yang menyalahi tata tertib yang telah disepakati);
• Keputusan pimpinan yang tidak disetujui (misalnya, keputusan atau kesimpulan yang diambil pimpinan tidak dapat mencerminkan pendapat rapat);
• Pembicaraan masalah pribadi yang menyinggung perasaan orang atau pihak tertentu dalam rapat;
• Permintaan keterangan atau penjelasan ulang, misalnya karena suasana rapat yang gaduh;
• Untuk mengecek apakah quorum masih terpenuhi atau tidak.

Jika ada yang ingin memberikan interupsi, pimpinan rapat perlu menanyakan dulu untuk apa interupsi tersebut. Jika memenuhi syarat interupsi sebagaimana disebutkan di atas, atau sebagaimana diatur dalam tata tertib rapat, maka interupsi dapat dipersilakan. Jika dalam waktu yang sama terdapat beberapa orang yang ingin mengajukan interupsi, maka sebaiknya dicatat namanya terlebih dahulu, dan diberikan kesempatan satu per satu. 

Interupsi menjadi hal yang menarik di dalam rapat. Karena terkadang interupsi dilakukan untuk mengganggu konsentrasi pembicara yang sedang menyampaikan pendapat atau argumennya. Hal ini biasa dilakukan oleh kubu yang berseberangan guna memenangkan atau menggolkan argumentasinya. Karena itu, kejelian dan ketegasan pimpinan rapat dibutuhkan dalam melayani atau tidak melayani adanya interupsi ini. 

Meskipun adanya interupsi menunjukan dinamika jalannya rapat, namun tidak semua rapat dapat diwarnai dengan adanya interupsi. Untuk rapat-rapat internal yang biasa dipimpin oleh seorang atasan/pimpinan organisasi yang bersangkutan, maka interupsi sebaiknya dihindari oleh peserta rapat, karena selain mengganggu jalannya rapat, juga dapat menyinggung perasaan pimpinan, dan pihak yang melakukan interupsi dapat dikatakan berlaku tidak sopan terhadap pimpinan atau merendahkan kewibawaan pimpinan. 

Bahan bacaan :

1. Drs. Chris Sinar Key Timu, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik, Jakarta 23 Jan. – 08 Peb.1979;
2. F. Dahler SJ, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik, Jakarta 23–08 Pebruari 1999;
3. Drs. Sayoga, MSC; Penuntun membuat Paper dan Menyusun Kliping.

Teknik berdiskusi

Teknik Berdiskusi

Pendahuluan

Calon pemimpin yang budiman, sebagai makluk sosial, manusia membutuhkan pergaulan dengan sesama. Salah satu alat yang digunakan dalam pergaulan adalah “bahasa”. Bahasa berfungsi sebagai sarana komunikasi antar manusia. 

Secara umum, ada dua bentuk komunikasi, yaitu komunikasi monologis dan komunikasi dialogis. Komunikasi monologis (bersifat monolog) yaitu komunikasi yang terjadi satu arah, yaitu dari satu sumber/ pembicara saja sedangkan pihak lain merupakan pendengar yang pasif. Dalam komunikasi monolog tidak dimungkinkan adanya umpan balik atau interaksi antara pembicara dengan pendengarnya. Contoh komunikasi ini seperti penyampaian/ pembacaan berita-berita seperti di televisi, radio, dan sebagainya. Komunikasi dialogis (bersifat dialog) adalah komunikasi yang terjadi dua arah yaitu antara satu pihak dengan pihak lainnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam dialog ini dapat lebih dari 2 pihak (orang/kelompok/ unsur). Masing-masing pihak dapat bertindak sebagai nara sumber atau sebagai pendengar, tergantung pada tema atau permasalahan yang diangkat. 

Dalam dialog berlangsunglah proses diskusi. Diskusi merupakan suatu kegiatan yang perlu berlangsung untuk mendekati kebenaran. Dalam diskusi bahasa memainkan peranan yang penting. Di dalam komunikasi dengan sesama baik berupa penyampaian pikiran, gagasan, perasaan, keinginan, pesan, harapan, cita-cita, dan sebagainya, biasanya diungkapkan dengan kata-kata. Kita berbicara tidak hanya untuk meminta atau menyuruh sesuatu, tetapi terutama karena kita butuh bertukar pikiran.

Beberapa Pengertian :

Dalam kehidupan sehari-hari, ada berbagai bentuk interaksi komunikasi antara manusia, antara lain yaitu apa yang disebut dengan Diskusi, Berbicara dari hati ke hati, Ngobrol/ obrolan/ berbincang, Debat, Rapat atau musyawarah. Bagaimanakah perbedaan diantaranya? 

• Diskusi; adalah suatu bentuk pertukaran pikiran secara teratur dengan tujuan untuk menghasilkan sesuatu yang lebih benar, lebih luas, lebih mendalam dan lebih nyata bagi setiap peserta diskusi. Dalam hal ini masing-masing anggota/peserta diskusi sudah mempersiapkan bahan pembicaraannya. Kadang-kadang disebut “Kompetisi Intelektual” yang berarti saingan yang bersifat kepandaian demi mencari kebenaran.
• Berbicara dari hati ke hati; Adalah tukar pikiran, percakapan/pembicaraan yang mementingkan kepentingan pribadi bukan kejadian dan soal umum dan resmi. Pembicaraan jenis ini mempunyai ciri khas dimana orang bertemu dengan sesamanya, dengan segala pembawaan, sifat dan bakatnya berhubungan hati dengan seorang pribadi yang lain. Hubungan mereka istimewa dan saling berani membuka lubuk hati dan saling percaya.
• Ngobrol/obrolan atau berbincang (omong-omong); Adalah suatu pertukaran pikiran, tetapi tidak teratur. Karena tidak menghasilkan sesuatu pengertian seperti halnya pada diskusi. Pembicaraan seperti ini hanya sekedar pengisi waktu saja, tanpa mempertimbang-kannya secara mendalam.
• Debat; Adalah suatu pertukaran pikiran dengan tujuan lebih sempit, yaitu hendak mengalahkan lawan bicara dengan argumen-argumen. Pembicaraan jenis ini melibatkan beberapa pihak yang saling berusaha menang atas lawannya dengan memperjuangkan ide masing-masing berdasarkan alasan yang sekuat mungkin. Dalam debat biasanya tidak menghasilkan suatu hasil yang timbul dari kedua belah pihak sebab dua-duanya tetap mempertahankan idenya masing-masing sehingga sukar terjadi sesuatu persesuaian.
• Rapat atau Musyawarah; Adalah suatu pertukaran pikiran secara teratur tetapi terbatas pada persoalan-persoalan praktis yang membutuhkan pemecahan/ keputusan dengan segera. Pembicaraan jenis ini bertujuan memecahkan persoalan/ permasalahan dengan mendapatkan kebulatan pendapat atau pemufakatan secara jujur, iklas dan berlangsung tanpa paksaan dari semua orang yang tergabung di dalamnya. Dengan demikian rapat dan musyawarah berbeda dengan diskusi.

Tujuan dan Manfaat Diskusi

Tujuan Diskusi :

Tujuan diskusi dapat dibedakan atas tujuan umum dan tujuan khusus. 

Tujuan Umum diskusi adalah untuk menimbulkan suatu perubahan dalam diri kader (orang yang berdiskusi) itu sendiri seperti dalam nilai, sikap, pendapat dan tindakan, dimana sebelumnya telah tersimpan dalam masing-masing peserta diskusi. Kelanjutan dari diskusi diharapkan peserta dapat menemukan suatu pengetahuan dan pengalaman baru yang diharapkan menjadi miliknya. 

Tujuan Khusus diskusi yaitu dari pengalaman diskusi kelompok diharapkan peserta diskusi dapat memperoleh beberapa hal seperti menyadari pendapat sendiri setelah dihadapkan dengan pendapat orang lain, mempertajam pendirian sendiri sebagai akibat dari pertukaran pendapat dengan orang lain dan melakukan peninjauan kembali atas pendapat sendiri.

Manfaat Diskusi :

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari berdiskusi, yaitu :

• Menumbuhkan pendapatan bersama yang lebih maju, sebagai suatu hal yang pokok bagi masyarakat demokratis. 
• Mengembangkan kualitas moral seperti persahabatan, keterbukaan, ketulusan dan sifat tenggang rasa. 
• Membina berpikir yang lebih kritis. 

Bentuk-Bentuk Diskusi

Dilihat dari latar belakang diskusi, materi yang dibahas, tujuan dari pertemuan, dan berbagai ketentuan teknis lainnya, maka terdapat beberapa bentuk diskusi seperti :

• Diskusi Kelompok/ Komisi; adalah suatu bentuk pertemuan yang diikuti oleh peserta dengan jumlah kecil dan memiliki minat yang sama, terikat oleh ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk melakukan tukar menukar informasi, pendapat, gagasan dari peserta. Tujuannya adalah untuk mendalami suatu pokok persoalan tertentu dan ingin memperoleh suatu pemahaman/ pengertian bersama.
• Diskusi Pleno/ Paripurna; adalah suatu bentuk pertemuan yang diikuti oleh semua peserta diskusi dari diskusi kelompok yang terikat dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan. Tujuannya untuk mendalami dan menemukan suatu pokok persoalan yang telah disepakati pada tingkat diskusi kelompok.
• Panel diskusi; adalah suatu bentuk pertemuan, dimana peserta diikat oleh ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan para peserta telah memiliki latar belakang pengetahuan yang khusus atau keahlian khusus dalam memecahkan persoalan. Tujuannya adalah hendak memperoleh pengetahuan yang lebih mendalam dan luas dari suatu pokok persoalan yang mendesak. Dalam diskusi panel ini ditampilkan pula pembicara/ pakar (ahli) dari suatu topik/ persoalan yang lazim disebut Panelis.
• Seminar; adalah suatu bentuk pertemuan, dimana peserta diikat oleh ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan para peserta telah memiliki latar belakang pengetahuan yang khusus atau keahlian yang khusus.
• Konferensi; adalah suatu bentuk pertemuan khusus dengan peserta yang memiliki latar belakang keahlian khusus dan terikat pada ketentuan yang telah ditentukan. Tujuannya adalah untuk melakukan tukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama.
• Simposium/ Sarasehan; adalah suatu pertemuan khusus yang dihadiri oleh peserta ahli atau pakar yang menguasai suatu bidang tertentu. Bentuk pertemuan ini biasanya merupakan kelanjutan dari seminar. Biasanya dalam pertemuan ini dibahas hasil beberapa penelitian yang dilakukan oleh para ahli. Tujuannya adalah membahas atau mendengarkan pendapat (prasaran) para ahli mengenai suatu masalah dalam suatu bidang tertentu (hasil penelitian) untuk menguji kebenaran data/ hasil penelitian.
• Lokakarya, Temukarya, Rapat Kerja, Sanggar Kerja; adalah suatu bentuk pertemuan khusus yang dihadiri oleh sekelompok peserta yang sama profesi dan terikat pada ketentuan yang telah ditentukan. Tujuannya adalah membahas masalah-masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
• Kongres; adalah suatu bentuk pertemuan yang dihadiri oleh wakil-wakil dari organisasi (baik organisasi politik, sosial, profesi). Tujuannya adalah untuk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah.
• Santiaji; adalah suatu bentuk pertemuan yg diselenggarakan untuk memberikan pengarahan, petunjuk, penjelasan secara singkat tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
• Penataran; adalah suatu bentuk pertemuan untuk memberikan latihan atau kursus guna meningkatkan pengetahuan serta kemampuan para peserta.

Syarat-Syarat Pokok Untuk Menjadikan Diskusi Berhasil

Teknik berdiskusi tidak dapat dikuasai hanya dengan mempelajari secara teoritis, tetapi harus dengan latihan secara terus menerus. Beberapa syarat yang perlu dipedomani agar diskusi dapat berhasil dengan baik, antara lain :

• Mempersiapkan diri dengan baik. Mempelajari semua hal yang berhubungan dengan tema atau masalah yang didiskusikan, misalnya dengan mengumpulkan fakta, membaca buku-buku, mempelajari artikel, berpikir dan bertanya pada diri sendiri ataupun pada orang lain. Jangan datang ke suatu diskusi dengan pikiran kosong.
• Harus ciptakan kemungkinan untuk menyatakan pendapat dan bila perlu bicaralah pada kesempatan yang pertama. Setiap orang harus didorong dan diberi kesempatan untuk menyatakan pendapatnya masing-masing dengan menghindari perasaan malu. Setiap peserta diusahakan berani menyatakan pikiran dan gagasan sehingga semua berperan aktif tanpa kecuali. Jangan menyimpan ide atau gagasan yang baik dan jangan dibiarkan ditolak begitu saja.
• Berbicaralah dengan jelas dan kemukakan pandangan dan pendapat secara kritis. Di dalam mengemukakan pikiran serta saran haruslah dengan bahasa sederhana agar dapat dimengerti oleh semua orang. Kemukakan secara obyektif apa adanya (tidak dikarang). Suara jangan dibuat-buat. Hindari keinginan untuk mencari pujian serta kehormatan diri sendiri.
• Silang pendapat dengan orang lain harus dapat diterima sebagai sesuatu yang wajar.
• Jangan saling berbisik antara peserta diskusi karena sangat mengganggu konsentrasi peserta maupun pimpinan diskusi.
• Bersikap obyektif dan wajar terhadap kritik para peserta. Apabila dikritik jangan tersinggung, marah, sakit hati dan putus asa. Bersabarlah dalam mendengarkan kritik-kritik yang benar, obyektif dan konstruktif dan harus diterima dari siapa saja datangnya. Bersedia melepaskan pendapat sendiri dan menerima pendapat yang benar dari peserta-peserta lain. Pertahankan ide, pikirian, pendapat yang benar.
• Berusaha mencari kebenaran dan kebaikan. Apabila ada cara, gagasan, saran dan keputusan yang salah dan jelek harus diprotes. Harus berani membela dan mempertahankan prinsip yang saudara yakini. Hal ini sangat penting terutama dalam diskusi dengan orang-orang aliran lain/ paham tidak sama dengan anda.
• Tetap pada tema atau pokok diskusi. Usahakan agar pembicaraan tidak menyimpang dari pokok pembicaraan sesuai dengan tema diskusi. Setiap pembicaraan harus dibatasi. Ide yang baik tapi tidak ada hubungan dengan tema diskusi supaya disimpan untuk kesempatan lain.
• Bertanyalah kalau masih ada hal-hal yang masih kurang jelas. Apabila menghadapi istilah-istilah yang belum Anda ketahui, mintalah penjelasan akan arti yang tepat dan kongkrit. Hal ini perlu agar diskusi selalu mengarah pada sasaran yang ingin dicapai.
• Terus menerus memperdalam bahan diskusi. Pada umumnya diskusi tidak akan berakhir, kalau kita selalu mengusahakan untuk menggali, memperdalam dan memperbanyak pengetahuan tentang masalah yang dibicarakan dan dikemukakan dalam diskusi.
• Terus menerus mengadakan latihan diskusi. Mulailah dengan kelompok kecil untuk melatih keberanian agar kemudian berani membela kebenaran dan keadilan di muka umum.

....>>Selanjutnya : Penyelenggaraan diskusi

Penyelenggaraan diskusi

Penyelenggaraan Diskusi

Untuk menyelenggarakan suatu diskusi yang berhasil diperlukan beberapa langkah sebagai berikut :

Persiapan

Persiapan diskusi ini menyangkut Penentuan Tema dan Tujuan diskusi, Penentuan waktu dan tempat diskusi, Persiapan perlengkapan dan Persiapan mental peserta.

Penentuan Tema dan Tujuan

Sebelum diskusi dilaksanakan perlu ditentukan tema/ pokok permasalahan (topik) atau materi yang akan didiskusikan. Penentuan tema harus berpedoman :

• Menarik perhatian dan minat peserta diskusi
• Merangsang keinginan para peserta

Dari tema sebagai tujuan utama diskusi dapat dirumuskan atau dirinci tujuan khusus yang hendak dicapai dalam suatu diskusi. Diskusi yang baik, supaya direncanakan bersama dengan para anggota kelompok diskusi atau wakil-wakilnya, maka pada kesempatan ini perlu disusun agenda (acara) diskusi, waktu dan tempat diskusi, persiapan fasilitas (sarana) dan bahan-bahan yang diperlukan untuk diskusi.

Penentuan Waktu

• Perlu menentukan waktu yang tepat agar memberikan kemungkinan bagi para peserta untuk hadir pada acara diskusi tersebut (supaya dipertimbangkan pada waktu-waktu yang tepat, misalnya pada hari libur, dan sebagainya).
• Jangan memaksakan waktu dimana para peserta diskusi sibuk dengan kegiatan pokoknya, maka mengakibatkan para peserta tidak hadir atau hadir karena paksa, diskusi tidak akan berjalan lancar dan tidak berhasil dengan baik.

Persiapan Perlengkapan

Segala kebutuhan atau kelengkapan bagi kelancaran suatu diskusi perlu dipersiapkan sebaik-baiknya seperti:

• Tempat/ posisi duduk (sebaiknya ½ lingkaran). Posisi duduk tidak selalu harus diatas kursi/ meja, dapat pula duduk lesehan (diatas tikar atau lantai) karena duduk di lesehan akan lebih akrab, menciptakan rasa kebersamaan dan menghilangkan berbagai perbedaan.
• Ruang pertemuan harus segar, menyenangkan, penerangan cukup, sukup luas atau atas kesepakatan peserta.
• Alat-alat peraga, bahan-bahan diskusi yang dibutuhkan, dan sebagainya.

Persiapan Mental Peserta

Agar diskusi berjalan baik, maka para peserta harus dipersiapkan secara baik. Untuk mengikutsertakan peserta dalam diskusi, maka para peserta harus mengikuti dan mengetahui mengapa diskusi diselenggarakan, apa tema atau pokok permasalahan (topik) yang akan dibahas dalam diskusi tersebut. Kedua hal tersebut penting agar para peserta diskusi dapat mempersiapkan diri.

Pelaksanaan Diskusi

Pelaksanaan suatu diskusi mencakup beberapa langkah (tahap/ babak) yang harus dilaksanakan oleh pemimpin dan peserta diskusi, yaitu tahap orientasi, tahap pengumpulan fakta, pikiran, ide/ gagasan dan saran peserta, tahap pertimbangan, tahap pembahasan dan penyimpulan hasil diskusi (kesimpulan):

Tahap Orientasi

Pada tahap ini pemimpin diskusi harus memberikan penjelasan/ pengarahan awal, atau melakukan identifikasi masalah yang mencakup tema diskusi, tujuan, manfaatnya atau ruang lingkup (batasan/ cakupan) diskusi.

Tahap Pengumpulan Fakta, Pikiran, Ide, Gagasan dan Saran Peserta

Pada tahap ini pimpinan diskusi memintakan pikiran/ gagasan, ide dan lain-lain dari peserta yang dapat dijadikan sebagai pemikiran dasar diskusi yaitu :

• Setiap peserta yang mengemukakan pengalaman, kejadian atau fakta yang diketahui.
• Peserta diberi kesempatan berpikir dan mencatat (di papan atau di kertas).
• Kemudian pemimpin diskusi menggolongkan seluruh hasil pemikiran (mengklasifika-sikan/ menggolongkan) secara praktis dan taktis, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Tahap Pertimbangan

Pada tahap ini merupakan tahap inti/ pusat dari pada diskusi dimana pemimpin diskusi harus:

• Melakukan pengelompokan/ klasifikasi hasil diskusi lalu dihubungkan satu dengan yang lain (satu demi satu);
• Memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengemukakan pendapat, argumentasi, alasan pro dan kontra dari hasil diskusi.
• Mengadakan perumusan sebagai kesimpulan sementara dari setiap kelompok atau pendapat.

Tahap Pembahasan dan Kesimpulan

• Hasil kesimpulan sementara setiap kelompok ditinjau dan dihubungkan dengan sebagian lainnya yang selanjutnya dicari hubungan dengan seluruh permasalahan.
• Pembahasan masalah umum dari hasil pengolahan kesimpulan atau hasil sementara diperoleh perumusan hasil umum.
• Rumusan harus jelas, praktis dan mendalam (diperiksa apakah cocok dengan maksud/ tujuan diskusi).
• Kesimpulan akhir harus dirumuskan oleh pemimpin diskusi dari seluruh hasil diskusi. Kemudian dimintakan persetujuan dari peserta atas rumusan yang dibuat pemimpin diskusi. Bila perlu ditunjuk 2 atau 3 orang sebagai team perumus untuk merumuskan kesimpulan akhir yang harus dibawakan ke pleno untuk disahkan. Disamping itu harus ditegaskan beberapa resiko/ kewajiban dari kesimpulan akhir yang harus dilaksanakan sebagai tindak lanjut.

Catatan : tahap-tahap/ langkah/ babak di atas direncanakan dalam 3 (tiga) tahap :

• Melihat : (masalah, tujuan, maksud, dan ruang lingkup)
• Menimbang : (semua pendapat, usul, saran, gagasan dari peserta)
• Bertindak : (langkah selanjutnya dari hasil diskusi)

Keberhasilan suatu diskusi akan banyak ditentukan oleh pimpinan diskusi dan peserta diskusinya :

1. Peranan Pimpinan Diskusi

Di dalam diskusi ada beberapa peranan yaitu :

• Ada orang yang memberikan ceramah. Sebagai pengantar diskusi harus ada seorang pengantar diskusi.
• Yang memberikan ceramah/ pengantar diskusi terdapat dua orang atau lebih tentang topik yang sama. Model ini disebut diskusi panel.
• Para pemrasaran disebut “panelis”, pemimpin diskusi disebut “moderator”.

Dalam memimpin jalannya diskusi, seorang moderator memiliki beberapa peran yaitu sebagai koordinator, dinamisator, atau sebagai wasit.

a. Sebagai koordinator

Moderator bertugas memimpin jalannya diskusi, mengarahkan pada tujuan diskusi, dan memandu proses penyimpulan hasil diskusi. Dia harus mengantarkan jalannya pembicaraan dari peserta agar diskusi tidak simpang siur.

b. Sebagai dinamisator

Moderator bertugas untuk menghidupkan, merangsang dan mengarahkan peserta dalam mengemukakan ide, gagasan, pendapat dan saran tentang masalah yang didiskusikan agar dapat diangkat secara terbuka.

c. Sebagai Wasit

Moderator bertugas menetralisir situasi/ keadaan, bersikap adil, dan menjaga agar tidak terjadi pertengkaran dan pertentangan diantara peserta, sehingga tema diskusi tidak menyimpang.

Dalam hal ini pemimpin diskusi harus mampu membawa sikap yang halus, simpatik dan bijaksana, menegur dan memotong pembicaraan anggota-anggota kelompoknya agar jangan terlalu lama/ terlalu banyak dan menimbulkan sakit hati. Disamping itu seorang peserta diskusi harus mampu :

• Merumuskan tema diskusi yang menarik, merangsang, aktual, tepat dan jelas, karena permasalahan yang dibahas sesuai dengan situasi kehidupan sehari-hari. Merangsang dalam arti memaksa para peserta untuk berpikir dan mengemukakan pendapatnya. Tepat dan jelas dalam arti formulasi kata-katanya perlu diperhatikan, hindari rumusan tema dalam rumusan yang panjang.
• Out line tema dibicarakan kepada para peserta beberapa hari sebelumnya.
• Batasi semua pembicaraan agar tidak terlalu luas dan membosankan.
• Penggunaan istilah yang tepat artinya.
• Menguasai proses pertukaran pikiran sehingga berjalan lancar, teratur dan tertib. Mampu menguraikan suatu hal yang rumit/ sulit menjadi bagian-bagian yang lebih terinci dan jelas. Membedakan mana yang penting dan mana yang kurang penting.
• Bertindak bijaksana mengingat kedudukannya sebagai ketua dan sebagai peserta diskusi.
• Mempunyai kesabaran dalam memperhatikan jalannya rapat yang kurang lancar dan tidak cepat marah.

2. Peranan Peserta Diskusi

a. Untuk suksesnya dan lancarnya diskusi maka peserta diskusi harus dipersiapkan, didorong untuk ikut serta secara aktif sehingga berani dan bebas untuk :

• Mengemukakan pendapatnya, mengajukan pertanyaan bila dirasakannya terdapat persoalan yang belum jelas;
• Memberikan kritik/ kecaman jika dirasa tidak sependapat.

b. Yang perlu diperhatikan dari tingkah laku peserta diskusi agar tidak mengganggu jalannya diskusi adalah :

• Orang yang senang, banyak bicara dan tidak mendengarkan peserta lain, menarik dan baik;
• Pembicaraan keluar dari topik permasalahan
• Peserta yang suka memotong pembicaraan orang lain.

Guna menghindari hal-hal tersebut sebaiknya dibuat tata tertib diskusi sehingga dapat diatur lamanya pembicaraan, peserta, isi pembicaraan, dan lain-lain.

c. Apabila terdapat peserta yang berbicara sendiri sementara pemimpin diskusi memberi penjelasan sampingan tentang masalah yang dibahas, maka peserta demikian dapat langsung ditegur.

d. Peserta diskusi diharapkan menjauhkan diri dari sifat-sifat, sikap atau tingkah laku yang tidak diinginkan dengan usaha :

• Memandang persoalan dari sudut yang berguna bagi seluruh anggota kelompok diskusi dan kepentingan yang lebih luas.
• Mengusahakan keselarasan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan diskusi.
• Tetap aktif menyumbangkan pikiran secara positif dan mau bekerja sama untuk mencapai pengertian yang lebih nyata.

3. Peranan Sekretaris Diskusi

Sekretaris Diskusi berfungsi mencatat secara sistematis, teliti dan lengkap :

• Proses/prosedur diskusi yang berlangsung;
• Hasil-hasil diskusi yang dicapai;
• Hasil-hasil catatan tersebut diatas dituangkan dalam suatu risalah diskusi yaitu merupakan kesimpulan atau inventarisasi pendapat-pendapat yang telah dikelom-pokan persamaannya dan perbedaannya.

4. Peranan Pengamat Diskusi

a. Memperhatikan dan mencatat segala sesuatu yang terjadi selama diskusi berjalan antara lain :

• Keletihan; yang diperhatikan peserta dengan gerakan atau tanda menguap, mengantuk. Posisi agak menelungkup, dan lain-lain;
• Peserta terlibat kurang konsentrasi dengan gejala-gejala sebagai berikut : bercakap-cakap diantara mereka sendiri, melakukan hal-hal yang dapat mengganggu jalannya diskusi;
• Kegaduhan, kebisingan baik dari dalam diskusi maupun dari luar diskusi.

b. Terhadap hasil pengamatan yang dilakukan, maka :

• Segera menyampaikan pengamatan tersebut kepada pimpinan diskusi, sebagai bahan untuk membantu ketua dalam mengambil tindakan-tindakan seperlunya demi kelancaran dan suksesnya diskusi tersebut, misalnya menarik perhatian peserta diskusi, dapat menghentikan sementara diskusi yang sedang berjalan atau tindakan lain yang dianggap perlu;
• Dapat digunakan sebagai bahan bandingan terhadap diskusi yang telah diselenggarakan;

Akhir Diskusi

Pada setiap akhir diskusi, pimpinan harus :

• Menyimpulkan hal-hal yang telah memperoleh kesamaan pengertian dari beberapa pemikiran/ gagasan yang berkembang dalam diskusi;
• Mendengarkan daftar pertanyaan dengan evaluasi jalannya diskusi;
• Mengupayakan tindak lanjut dari hasil-hasil tersebut.

Tindak Lanjut

Tindak lanjut suatu diskusi dapat berupa :

• Meminta pendapat dengan pihak-pihak yang bersangkutan, apabila ada permasalahan yang belum dimengerti secara benar dan mendalam dapat berkonsultasi dengan penanggungjawab diskusi;
• Bila memungkinkan, berkunjung ke tempat yang ada kaitannya dengan masalah yang didiskusikan;
• Membentuk kelompok-kelompok kecil untuk lebih mendalami masalah-masalah yang timbul dalam diskusi tersebut;
• Membuat evaluasi/ penilaian terhadap jalannya diskusi. Hal ini penting bagi usaha perbaikan guna peningkatan diskusi-diskusi selanjutnya;
• Selalu membuatkan laporan hasil diskusi kelompok kepada penanggung jawab.

Penutup

Uraian teknik diskusi ini adalah suatu pengetahuan yang bersifat praktis artinya hanya dapat dikuasai apabila dipraktekan secara terus menerus. Karena itu kemampuan menguasai teknik diskusi ini sangat tergantung pada seseorang untuk selalu melatih diri secara bersama-sama.

Debat

D E B A T

Tujuan Debat

Debat berlainan tujuannya dengan diskusi. Dalam debat setiap pihak berusaha memenangkan pandangannya, tetapi tidak secara membabi buta, melainkan secara terarah dan teratur. (mencapai kemenangan dengan bersilat lidah). Perbedaan dengan diskusi terletak didalam metode dalam tujuan dan dalam hasilnya.

Persamaannya dengan diskusi; keduanya merupakan tukar menukar pikiran secara teratur. Debat menuntut konsentrasi, ketajaman berpikir, ketrampilan menangkis dan kemampuan mendengarkan. Dalam debat tidak ada kompromi demi “damai” di antara pihak-pihak yang berdebat itu. Sikap ini sering baik, khususnya dalam rangka pembinaan dan pengembangan hidup berdemokrasi, terutama dalam suatu masyarakat yang masih sangat dipengaruhi oleh feodalisme. Memang dapat diterima bahwa yang segar, yang sehat dan tegas itu lebih baik dari pada berdamai terus dengan yang lapuk, buruk dan plin-plan.

Cara Berdebat

Debat biasanya kurang halus dan agak panas, karena pihak-pihak yang bersangkutan berjuang sekuat tenaga untuk menang. Seperti dalam setiap perjuangan, dalam debat orang dapat saja menggunakan cara yang jujur (fair) dan yang licik (unfair), sehingga tidak jarang orang menggunakan pedoman “tujuan menghalalkan segala cara” (machiavelisma), di mana cara dan taktik apa pun digunakan untuk menang. Yang terutama bukan kebenaran atau pengertian yang lebih mendalam (seperti halnya dalam diskusi) melainkan kemenangan. Kadang pendapat yang baik atau yang benar dapat kalah, jika pihak yang bersangkutan tidak pandai menggunakan taktik-taktik berdebat dengan tepat.

Dalam debat unsur subyektif sangat berpengaruh. Sering perasaan dan emosi lebih mendasari suatu pandangan dari pada fakta. Tak jarang perdebatan sewaktu-waktu meruncing menjadi panas, khususnya dalam perdebatan ideologis. Orang mudah sekali dikuasai oleh emosi dan tidak lagi berpikir secara rasional. 

Apakah perdebatan semacam itu masih berguna? Apakah hubungan pribadi karenanya tidak menjadi buruk? Mungkin, tetapi ada segi positifnya. Mereka yang terlibat di dalamnya terpaksa mencari pengertian yang lebih mendalam dan lengkap, terpaksa memperhatikan segi-segi yang tak pernah kita bayangkan. Dengan diserang, kita terpaksa memikirkan kembali posisi sendiri sampai lebih jelas dan sungguh kuat.

Dengan berpikir sendiri-sendiri saja, jarang seseorang mencapai pengetahuan yang mendalam, tetapi dalam pembelaan, mau tak mau kita harus menyusun pandangan yang lebih tepat. Semakin tajam serangan semakin kuat argumen untuk membuktikan kebenaran pendapat kita. Yang tidak tahan uji akan roboh, sebaliknya, yang tahan uji akan lebih segar bugar. Jadi janganlah kita menghindari perdebatan, biarpun kita dicakar-cakar.

Langkah-langkah dan petunjuk-petunjuk yang harus ditempuh dalam debat

Sebelum Perdebatan :

1. Mempelajari bahan/ materi;
2. Menentukan topik;
3. Menyusun argumentasi;
4. Menyesuaikan dengan bentuk perdebatan : Debat dengan sistem hukum/Juri (netral/tidak mampu/berat sebelah) atau Debat tanpa hakim/juri.
5. Konsentrasi jiwa dan raga;
6. Latihan dengan kawan yang berperan sebagai “lawan debat”

Selama Berdebat :

• Sikap pendebat : suara lantang, sopan, penuh semangat dan spontan;
• Hati-hati dalam mengemukakan argumen (jangan argumen – sekaligus);
• Jangan tunda-tunda jika memiliki argumen yang kuat;
• Hindari mendikte/ menggurui;
• Memiliki daya tahan yang kuat (psikis, mental dan fisik), ketekunan dan kesabaran;
• Beri kesempatan kepada lawan untuk menutupi kekalahan (beri kesempatan mundur tanpa kehilangan muka), taktis, dan teknis;
• Tetap pada tema dan tujuan debat.

Berbagai Taktik Debat

a. Menolak argumen lawan secara langsung :

• Mana faktanya?;
• “sebabnya bukan itu!”

b. Menolak argumentasi lawan secara tidak langsung

• Gunakan pisau analisa;
• Bandingkan dengan hal yang sejajar, serupa dan dikenal (sudah terjadi), prinsip yang digunakan sama dengan sesuatu yang “sama” atau “serupa” harus dinilai atau diberlakukan secara sama pula;
• Bersikaplah konsekuen;
• Bercerminlah pada diri sendiri;
• Bagaimanakah kalau semua berbuat demikian;
• Tambah ini, tambah itu ......;
• Stop!

c. Menggunakan argumentasi lawan sendiri

• Melebih-lebihkan;
• Mengubah ucapan lawan sedikit. 

d. Menunjuk pada segi/ sudut lain dari pendapat/ argumen lawan :

• Tiada gading yang tak retak;
• Berdialektika. 

e. Mengalihkan pokok pembicaraan kepada hal-hal lain :

• Melarikan diri dari hal-hal umum;
• “Jikalau” dan “akan tetapi”;
• Salah tarik;
• Mencap;
• Mensitir;
• Main tersinggung.

f. Menghindari pokok pembicaraan :

• Menolak tema;
• Menyerang dari belakang;
• Melantur;
• Caranya ditolak. 

g. Menyerang dengan semu :

• Mengambil hati (capt atio benevolentiae);
• Dilema semu

Bahan Bacaan :

1. Drs. Chris Sinar Key Timu, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik,  Jakarta 23 Jan. – 08 Peb. 1979;
2. F. Dahler SJ, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik,  Jakarta 23– 08 Pebruari 1999;
3. Seksi Muda/i Komisi Kerawam KAWI, Pendampingan Muda-mudi, Seri Pastoral No. 71; 
4. Pusat Pastoral, Yokyakarta 1983.