Rapat

R A P A T

Pendahuluan

Kehidupan organisasi tidak terlepas dari rutinitas organisasional. Salah satu aktivitas rutin tersebut adalah mengadakan Rapat baik secara internal di dalam organisasi, maupun secara eksternal dengan organisasi atau pihak lainnya yang terkait. Sebagai seorang pemimpin, kemampuan untuk memimpin rapat menjadi satu kebutuhan mendasar, karena rapat adalah wahana untuk membahas segala hal yang berkaitan dengan kepentingan dan jalannya organisasi. Di dalam rapat, pemimpin dapat mengetahui perkembangan organisasi, mengetahui segala permasalahan yang terjadi, dan mendapatkan informasi-informasi baru dari bawahannya, serta mendapatkan usulan-usulan bagi pemecahan permasalahan yang ditemui. Jalannya rapat yang taktis dan efektif sangat ditentukan oleh kemampuan seorang pemimpin dalam memimpin rapat.

Definisi dan Sejarah Rapat

Rapat didefinisikan sebagai : “pembicaraan antara manusia dengan tujuan untuk menghasilkan suatu kesepakatan atau keputusan tentang sesuatu hal”. Rapat sudah sejak lama dilaksanakan oleh bangsa-bangsa terdahulu. Sebagai contoh, pada bangsa Yahudi Kuno, ada ketentuan dalam mengadakan rapat, yang biasa dilaksanakan di alun-alun. Rapat kemudian dikembangkan di Inggris pada abad ke XVI, di dalam Parlemen Inggris yaitu dalam melancarkan pembicaraan untuk mendapatkan keputusan. Kemudian oleh orang Inggris dikembangkan lagi ke Amerika Serikat. Peraturan rapat tersebut dibuktikan dalam buku “Parliementary Procedure” dan “Parliementary Prestice” dan “Rule of Order”. Thomas Jefferson misalnya, mengarang buku yang paling masyur tentang hal ini, yaitu “Manual of Parliementary”. Rapat atau pertemuan dalam suatu organisasi, dicantumkan dalam buku “Roberts Rule of Order”, yang ditulis oleh seorang tentara Amerika yaitu Mayor Robert. Tujuan penulisan tersebut adalah untuk mengadakan dan melancarkan pembicaraan yang obyektif, teratur, sistematis dan teliti.

Bentuk-bentuk Rapat

Pada umumnya rapat dibedakan atas 2 (dua) macam, yaitu Rapat Rutin dan Rapat Khusus.

Rapat Rutin :

Rapat Rutin adalah rapat yang secara teratur diselenggarakan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya sekali seminggu, sekali dua minggu, sekali sebulan, dan sebagainya. Tujuan terutama untuk mengadakan penilaian atas jalannya organisasi selama jangka waktu tertentu itu, khusus atas aktivitas-aktivitas rutin yang dilakukan.

Ada beberapa hal teknis yang harus diperhatikan dalam melaksanakan rapat rutin, yaitu :

• Setelah Ketua/Pemimpin Rapat membuka, maka dimulai dengan pembacaan Notulen rapat terakhir. Notulen tersebut kemudian harus disahkan setelah ada kesepakatan usul perbaikan (apabila) dari para peserta yang hadir dalam rapat yang lalu. Seandainya dalam rapat yang lalu ada follow up (tindak lanjut) maka ditanyakan bagaimana pelaksanaannya kepada pihak atau staf yang ditugaskan. Apabila tidak dijalankan sebagaimana mestinya, harus ditanyakan alasannya. 
• Pimpinan Rapat meminta laporan dari setiap bidang/ bagian/ seksi/ biro/ departemen, tentang apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dilakukan serta hambatannya dan sebagainya. Secara halus dan taktis tanpa menyinggung perasaan, pimpinan harus mendesak agar laporan dikemukakan.
• Apabila ada hal-hal atau tugas-tugas yang belum selesai dan ditunda pelaksanaannya, juga harus diminta penjelasannya, apa alasannya, dimana hambatannya.
• Dikemukakan persoalan-persoalan baru yang harus dipecahkan dan tugas-tugas baru yang harus ditangani, kepada siapa harus bertanggung jawab, juga harus ditegaskan sampai kapan harus selesai, dan sebagainya.
• Mungkin pada akhir ada pengumuman tentang hal-hal baru, mungkin ada ketentuan atau peraturan baru yang harus disampaikan, dan sebagainya.

Rapat Khusus :

Rapat Khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh peserta tertentu (khusus) untuk membicarakan permasalahan khusus. Misalnya rapat khusus untuk membicarakan kegiatan perayaan hari lahirnya Pancasila, atau membahas persiapan perayaan upacara hari kemerdekaan. Waktu dilaksanakannya rapat ditentukan secara khusus melalui undangan khusus. Rapat khusus ini dapat di selenggarakan panitia yang dibentuk untuk suatu tugas atau dapat juga oleh pengurus organisasi.

Gambar : Rapat Kerja DPR

Beberapa pedoman praktis

Setiap melaksanakan rapat (baik rapat rutin maupun rapat khusus) perlu diperhatikan beberapa pedoman praktis sebagai berikut :

• Undangan rapat dikirim kepada setiap orang/pihak yang dibutuhkan kehadirannya dalam rapat. Usahakan agar undangan tersebut diterima oleh orang/pihak yang diundang paling lambat 5 (lima) hari sebelum tanggal pelaksanaan rapat.
• Dalam undangan rapat dicantumkan hal-hal : hari/tanggal, jam, tempat, dan susunan acara rapat. Jika diperlukan, dalam undangan disebutkan pula bahan-bahan yang perlu dipelajari sebelumnya, atau bahan-bahan yang perlu dipersiapkan/dibawa oleh orang/pihak yang diundang tersebut.
• Dalam susunan acara pada umumnya tercantum : 

1. Pembukaan
2. Pokok Pembicaraan, yang terdiri dari beberapa mata acara sesuai dengan masalah atau hal yang akan dibahas.
3. Penutup.

• Dalam pembahasan setiap mata acara dari pokok pembicaraan, ditempuh prosedur sebagai berikut :

1. Pengantar (berupa penjelasan umum secara singkat dari pimpinan rapat, atau salah satu anggota pengurus/panitia yang langsung bertanggung jawab atas permasalahan yang dibahas tersebut);
2. Pimpinan rapat membuka kesempatan untuk membahas permasalahan sampai menemukan kesimpulan/kesepakatan. Dari usulan-usulan yang masuk, perlu diambil keputusan, usulan mana yang diterima yang diambil baik melalui permufakatan atau melalui suara terbanyak (voting). Dalam pengambilan keputusan, voting hendaknya dihindari. Sebaiknya keputusan diambil berdasarkan permufakatan. Untuk mencapai hal ini, maka usulan-usulan yang disampaikan harus disertai argumentasi yang kuat sehingga dapat dicerna, dipahami dan pada akhirnya diterima (dimufakati) oleh pimpinan dan semua peserta rapat. 
3. Setiap peserta yang akan berbicara harus mendaftarkan diri terlebih dahulu kepada Pimpinan Rapat (dicatat oleh sekretaris rapat). Kalau ada yang ingin berbicara lagi setelah pendaftaran, maka pimpinan rapat harus tegas menolak. 
4. Apabila waktu terbatas, maka kepada setiap pembicara dibatasi waktu pembicaraannya sekaligus ditegaskan agar pembicaraan langsung pada point yang ingin disampaikan (tidak bertele-tele).

• Usahakan agar rapat dimulai tepat pada waktunya.
• Apabila terjadi deadlock (jalan buntu) dalam mencapai kesepakatan dan pengambilan keputusan, termasuk luapan emosi yang mengganggu, dan terjadi kebingungan dari peserta rapat, maka pimpinan rapat dapat menghentikan jalannya rapat untuk sementara (skorsing) dengan tujuan untuk istirahat, minum, atau melakukan lobi.
• Persoalan pribadi antara dua orang yang tidak langsung menyangkut organisasi, harus dicegah untuk dibicarakan.
• Sebaiknya rapat dihentikan sebelum titik kejenuhan atau apabila sebagian besar sudah minta diri/keluar dari ruang rapat.
• Lebih baik rapat dilaksanakan seminggu sekali (khusus untuk rapat rutin) tapi singkat, misalnya, satu jam, dari pada dilaksanakan sekali sebulan namun dalam beberapa jam. Waktu rapat optimum adalah ½ jam (30 menit).
• Jika ada peserta rapat yang pasif/diam, sebaiknya pimpinan rapat secara taktis mengajak anggota yang diam tersebut untuk turut memberikan pendapatnya.

Interupsi

Interupsi adalah menyela orang yang sedang berbicara atau sedang sibuk menguraikan suatu persoalan. Atas dasar etika, dapat dikatakan bahwa interupsi adalah tindakan tidak sopan. Tidak semua interupsi dapat dilayani oleh pimpinan rapat. Interupsi hanya dapat diperkenankan apabila menyangkut : 

• Hal-hal teknis yang menggangu kelancaran pembicaraan atau menghalangi jalannya rapat, misalnya mike eror, atau suara pembicara tidak jelas;
• Pembicaraan menyimpang dari pokok pembahasan;
• Prosedur pembicaraan yang salah atau keliru dan perlu diperbaiki (termasuk kalau pembicaraan yang menyalahi tata tertib yang telah disepakati);
• Keputusan pimpinan yang tidak disetujui (misalnya, keputusan atau kesimpulan yang diambil pimpinan tidak dapat mencerminkan pendapat rapat);
• Pembicaraan masalah pribadi yang menyinggung perasaan orang atau pihak tertentu dalam rapat;
• Permintaan keterangan atau penjelasan ulang, misalnya karena suasana rapat yang gaduh;
• Untuk mengecek apakah quorum masih terpenuhi atau tidak.

Jika ada yang ingin memberikan interupsi, pimpinan rapat perlu menanyakan dulu untuk apa interupsi tersebut. Jika memenuhi syarat interupsi sebagaimana disebutkan di atas, atau sebagaimana diatur dalam tata tertib rapat, maka interupsi dapat dipersilakan. Jika dalam waktu yang sama terdapat beberapa orang yang ingin mengajukan interupsi, maka sebaiknya dicatat namanya terlebih dahulu, dan diberikan kesempatan satu per satu. 

Interupsi menjadi hal yang menarik di dalam rapat. Karena terkadang interupsi dilakukan untuk mengganggu konsentrasi pembicara yang sedang menyampaikan pendapat atau argumennya. Hal ini biasa dilakukan oleh kubu yang berseberangan guna memenangkan atau menggolkan argumentasinya. Karena itu, kejelian dan ketegasan pimpinan rapat dibutuhkan dalam melayani atau tidak melayani adanya interupsi ini. 

Meskipun adanya interupsi menunjukan dinamika jalannya rapat, namun tidak semua rapat dapat diwarnai dengan adanya interupsi. Untuk rapat-rapat internal yang biasa dipimpin oleh seorang atasan/pimpinan organisasi yang bersangkutan, maka interupsi sebaiknya dihindari oleh peserta rapat, karena selain mengganggu jalannya rapat, juga dapat menyinggung perasaan pimpinan, dan pihak yang melakukan interupsi dapat dikatakan berlaku tidak sopan terhadap pimpinan atau merendahkan kewibawaan pimpinan. 

Bahan bacaan :

1. Drs. Chris Sinar Key Timu, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik, Jakarta 23 Jan. – 08 Peb.1979;
2. F. Dahler SJ, Debat, Ret-ret Nasional Mahasiswa Katolik, Jakarta 23–08 Pebruari 1999;
3. Drs. Sayoga, MSC; Penuntun membuat Paper dan Menyusun Kliping.